Správce a zpracovatel
Organizace určuje, k čemu asistenta používá, jaké informace publikuje, které údaje získává ve formulářích, komu je zpřístupní a jak dlouho je potřebuje. V této části je zpravidla správcem. VORIO zajišťuje technické zpracování podle jejích pokynů. Pro vlastní účty, ochranu služby a přímou komunikaci vystupuje provozovatel VORIO samostatně jako správce.
Role se určují podle skutečného zpracování. Samotné označení v rozhraní ani nastavení cookie lišty je nenahrazuje.
Rozsah zpracování
Podle aktivních funkcí mohou být zpracovávány texty rozhovorů a podkladů, kontaktní údaje, obsah příloh a formulářů, hlas pro přepis, odpovědi operátora a provozní údaje. Osobami mohou být návštěvníci webu, žadatelé, zákazníci, studenti či členové týmu organizace.
VORIO může údaje přijímat, uspořádat, vyhledávat, zpracovat pro odpověď, uložit, zobrazit oprávněné osobě, exportovat, předat do nastavené integrace a odstranit podle pokynů a nastavení. Účel, nezbytnost a právní základ konkrétního použití posuzuje organizace.
Zpracovatelská smlouva
Pro zpracování jménem organizace je potřeba smluvní ujednání podle čl. 28 GDPR. Musí pokrývat předmět a dobu, účel a povahu, kategorie údajů a osob, doložené pokyny, důvěrnost, zabezpečení, další zpracovatele, součinnost při právech a incidentech, audity a vrácení či výmaz po skončení.
Co nastavit před nasazením
- Určete odpovědnou osobu a zveřejněte vlastní informace o zpracování. V nastavení prostoru doplňte kontakt správce a odkaz na zásady.
- Publikujte pouze podklady, které smíte zpřístupnit návštěvníkům a použitým poskytovatelům.
- Stanovte přiměřenou dobu uchování a omezte sbírané údaje na to, co potřebujete.
- Rozdělte role členů týmu. Pro důležité účty zapněte dvoufázové ověření.
- Posuďte zapnutí AI, hlasu, příloh a externích propojení včetně případného předávání mimo EU.
- Ověřte informační text před odesláním formulářů, způsob vyřízení práv a pravidla práce s citlivými údaji.
Nasazení pro úřad samo o sobě nenahrazuje posouzení konkrétní agendy, zákonného titulu ani případné posouzení vlivu na ochranu osobních údajů.
Výmaz, export a součinnost
Oprávnění členové mají exporty a možnosti správy dat podle svých rolí. Žádosti návštěvníků má řešit příslušný správce. Pokud potřebuje technickou pomoc, může kontaktovat VORIO a určit konkrétní prostor a rozsah. Bez ověření oprávnění nevydáváme cizí konverzace ani údaje.
Před ukončením služby je potřeba dohodnout export nebo výmaz, rozsah zbývajících zákonných povinností a postup obměny záloh. Vlastnosti služby a lhůty jsou popsány v zásadách soukromí.